Escolher a melhor plataforma de assinatura digital para o seu fluxo de trabalho é uma decisão que transforma a maneira como sua empresa lida com contratos, documentos e processos internos.
Com o avanço da transformação digital, ferramentas de assinatura eletrônica deixaram de ser um “luxo tecnológico” para se tornarem essenciais nos negócios, independentemente do tamanho da empresa.
No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, como fazer a escolha certa? Este guia vai ajudar você a entender os critérios mais importantes para selecionar a solução mais indicada para sua rotina!
Entenda suas necessidades e objetivos
Antes de começar a comparar plataformas, entenda o que sua empresa precisa. Perguntas como estas podem ajudar:
- Quantos documentos serão assinados por mês?
- Quem precisa assinar, apenas funcionários internos ou também clientes e fornecedores externos?
- Os documentos precisam ser assinados remotamente?
- É necessário integrar a plataforma com outros sistemas (CRM, ERP, plataformas de RH, etc.)?
- Qual o nível de segurança exigido para os contratos?
Segurança e conformidade jurídica
A segurança é um dos fatores mais críticos ao escolher uma plataforma de assinatura eletrônica. Você estará lidando com documentos que muitas vezes têm valor legal, financeiro ou estratégico, e por isso é preciso garantir que a solução escolhida ofereça:
- Criptografia para proteger dados em trânsito e armazenados.
- Autenticação multifatorial para confirmar a identidade de quem está assinando.
- Registro de auditoria com trilhas de atividade que permitem rastrear todas as interações com o documento.
- Conformidade jurídica com as leis aplicáveis no seu país ou região.
No Brasil, por exemplo, plataformas que seguem a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020 asseguram que documentos assinados eletronicamente têm validade jurídica plena.
Em mercados internacionais, é importante que as soluções estejam alinhadas com legislações como eIDAS (União Europeia) ou ESIGN e UETA (Estados Unidos), quando aplicável.
Usabilidade e experiência do usuário
Mesmo se uma plataforma for robusta em termos de segurança, ela não será interessante se for difícil de usar. É preciso que a solução tenha uma interface intuitiva e simplifique o processo de assinatura tanto para quem envia quanto para quem assina.
Uma boa plataforma deve permitir:
- Envio rápido de documentos para assinatura.
- Visualização clara dos campos que precisam ser preenchidos.
- Assinatura fácil, inclusive em dispositivos móveis.
- Notificações automáticas para assinantes quando um documento está pendente.
A adoção interna da ferramenta também depende fortemente da experiência do usuário. Se for difícil de usar, sua equipe pode resistir à mudança, reduzindo os benefícios da digitalização.
Funcionalidades avançadas que importam
Além das funcionalidades básicas de assinatura, muitas plataformas oferecem recursos que agregam ainda mais valor ao seu fluxo de trabalho:
- Assinatura em massa, para contratos padronizados ou renovação de termos.
- Envio por canais amplamente utilizados, como e-mail e WhatsApp.
- Integração com APIs, permitindo que a plataforma se conecte com outros sistemas da empresa.
- Automação de processos, incluindo a geração automatizada de documentos.
- Campos condicionalmente obrigatórios, para tornar formulários mais inteligentes.
- Painéis de controle e relatórios, para monitorar o status dos documentos em tempo real.
Esses recursos fazem diferença quando uma empresa busca assinar documentos digitalmente, além de transformar todo o seu fluxo de trabalho em algo mais inteligente.
Escalabilidade e preço
Outro aspecto é avaliar se a plataforma pode crescer com sua empresa. À medida que sua organização expande suas operações, o volume de documentos assinados provavelmente aumentará.
É importante analisar a estrutura de preços:
- Há limites mensais de documentos?
- O plano básico atende às suas necessidades ou será necessário um upgrade?
- Há cobranças adicionais por usuários ou funcionalidades extras?
- Existe a opção de teste gratuito para avaliar a plataforma antes de assinar?
Suporte e reputação no mercado
Antes de se comprometer com uma plataforma, vale a pena pesquisar sobre o suporte ao cliente e a reputação da empresa no mercado.
Dessa forma, procure por:
- Avaliações de outros usuários.
- Casos de sucesso.
- Tempo de resposta do suporte.
- Disponibilidade de materiais de treinamento e tutoriais.
Por que considerar a Clicksign?
Entre as opções disponíveis no mercado brasileiro, a Clicksign é uma solução de assinatura eletrônica que atende a todos os critérios mencionados acima. Com foco em segurança, conformidade jurídica e experiência do usuário, a Clicksign oferece:
- Conformidade com a legislação brasileira (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020).
- 16 métodos de autenticação para diferentes níveis de segurança.
- Recursos como envio e assinatura por WhatsApp, assinatura em massa, Automação e integração via API.
- Mais de 3 milhões de documentos assinados mensalmente.
- Planos escaláveis com testes gratuitos disponíveis.
E então, mais alguma dúvida sobre como escolher sua plataforma de assinatura eletrônica?
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